Kỹ năng quản lý thời gian cho người hay trì hoãn

Trong cuộc sống xã hội hiện đại, trước khi đưa ra những quyết định hành động thì con người đang phải chịu đựng nhiều áp lực, sự tiện nghi đưa ra quá nhiều lựa chọn để thực hiện. Những trông đợi kết quả tốt đẹp cũng một phần ảnh hưởng lên động lực thúc đẩy hành động. Sự trì hoãn này có thể ảnh hưởng lên hiệu suất làm việc cũng như khả năng hoàn thành công việc đúng hạn, đạt chất lượng cao. Việc quản lý thời gian hiệu quả có thể giúp cải thiện chất lượng hoạt động và giảm căng thẳng, tăng cảm giác hài lòng với công việc. Bài viết này sẽ trình bày các kỹ năng quản lý thời gian thiết thực, đặc biệt dành cho những người thường xuyên trì hoãn, với các bước cụ thể và dễ áp dụng.

1. Nguyên nhân trì hoãn

Để quản lý thời gian hiệu quả, trước tiên cần nhận diện các yếu tố khiến ta trì hoãn. Một số nguyên nhân phổ biến bao gồm:

• Thiếu động lực: Công việc không đủ hấp dẫn hoặc không thấy mục tiêu rõ ràng.

• Sợ thất bại: Lo lắng về việc không đạt được kết quả như mong đợi.

• Thói quen: Tâm lý "để mai làm" hoặc ưu tiên các hoạt động giải trí hơn công việc quan trọng

• Không có kế hoạch rõ ràng: Không biết bắt đầu từ đâu hoặc cảm thấy công việc quá lớn.

Ứng dụng: Bạn có thể dành 10 phút để viết ra lý do bạn trì hoãn một nhiệm vụ cụ thể. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về các rào cản tâm lý và tìm cách khắc phục.

2. Xây dựng kỹ năng quản lý thời gian

a. Thiết lập mục tiêu cụ thể và thực tế

 Sự trì hoãn này có thể ảnh hưởng lên hiệu suất làm việc cũng như khả năng hoàn thành công việc đúng hạn, đạt chất lượng cao.

Mục tiêu không rõ ràng là nguyên nhân khiến nhiều người trì hoãn, chúng ta có thể sử dụng nguyên tắc SMART - Specific (Cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Có thể đạt được), Relevant (Thực tế/Phù hợp), và Time-bound (Giới hạn thời gian) - để đặt mục tiêu.

- Ví dụ: Thay vì: "Học tiếng Anh tốt hơn". 

Sử dụng SMART: "Học 20 từ vựng tiếng Anh mỗi ngày trong 1 tháng, từ 7-7:30 sáng, sử dụng ứng dụng Duolingo".

Ứng dụng: Viết mục tiêu của bạn cho tuần tới, đảm bảo chúng đáp ứng tiêu chí SMART.

b. Xác định mức độ ưu tiên công việc với ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower giúp phân loại công việc dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp, từ đó ưu tiên những việc cần làm ngay và loại bỏ những việc không cần thiết.

Cách phân loại:

• Quan trọng và khẩn cấp: Làm ngay (ví dụ: nộp báo cáo trước hạn chót).

• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Lên kế hoạch thực hiện (ví dụ: học kỹ năng mới).

• Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Giao cho người khác nếu có thể (ví dụ: trả lời email không quan trọng).

• Không quan trọng và không khẩn cấp: Loại bỏ (ví dụ: lướt mạng xã hội).

Ứng dụng: Mỗi ngày, dành 5 phút để phân loại công việc theo ma trận này và tập trung vào nhóm "Quan trọng".

c. Áp dụng kỹ thuật chia nhỏ công việc

Những người hay trì hoãn thường cảm thấy choáng ngợp khi đối mặt với các nhiệm vụ lớn, dự án quan trọng, chia nhỏ công việc thành các bước cụ thể giúp bạn giảm áp lực và tạo cảm giác dễ dàng bắt đầu.

Mục tiêu không rõ ràng là nguyên nhân khiến nhiều người trì hoãn.

Cách thực hiện:

• Liệt kê tất cả các bước cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, càng cụ thể càng tốt.

• Chia nhỏ thành các phần công việc có thể hoàn thành trong 15-30 phút.

Ví dụ: Thay vì ghi "Viết báo cáo", hãy chia thành: "Thu thập dữ liệu", "Viết phần mở đầu", "Hoàn thiện mục 1"...

Công cụ hỗ trợ: Sử dụng ứng dụng như Trello, Notion hoặc danh sách giấy để theo dõi các bước.

d. Sử dụng kỹ thuật Pomodoro

Kỹ thuật Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, đặc biệt phù hợp với người hay trì hoãn. Phương pháp này khuyến khích làm việc tập trung trong thời gian ngắn và nghỉ ngơi theo chu kỳ.

Cách thực hiện:

• Làm việc tập trung trong 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút.

• Sau 4 chu kỳ (Pomodoro), nghỉ dài hơn (15-30 phút).

• Trong 25 phút, tập trung hoàn toàn vào một nhiệm vụ duy nhất, tránh mọi yếu tố gây xao nhãng (điện thoại, mạng xã hội).

Lợi ích: Giúp bạn bắt đầu công việc dễ dàng hơn, đồng thời tạo thói quen làm việc đều đặn.

e. Tạo thói quen và loại bỏ yếu tố gây xao nhãng

Thói quen trì hoãn thường được củng cố bởi môi trường không phù hợp. Tạo không gian làm việc hiệu quả và loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng là bước quan trọng.

Hành động cụ thể:

• Tắt thông báo điện thoại hoặc sử dụng chế độ "Không làm phiền".

• Sắp xếp bàn làm việc gọn gàng, chỉ giữ lại những thứ cần thiết.

• Sử dụng ứng dụng chặn mạng xã hội khi làm việc.

- Mẹo: Bắt đầu ngày mới với một nhiệm vụ nhỏ để tạo động lực, ví dụ như dọn bàn làm việc hoặc viết danh sách công việc.

f. Tự thưởng và theo dõi tiến độ

Việc tự thưởng khi hoàn thành nhiệm vụ giúp duy trì động lực và giảm cảm giác nhàm chán. Đồng thời, theo dõi tiến độ giúp bạn nhận ra sự tiến bộ của mình.

Sắp xếp bàn làm việc gọn gàng, chỉ giữ lại những thứ cần thiết dùng hoàn thành công việc.

Cách thực hiện:

• Đặt phần thưởng nhỏ sau mỗi nhiệm vụ hoàn thành, ví dụ: nghỉ ngơi 10 phút, uống cà phê, hoặc xem một video ngắn.

• Sử dụng nhật ký hoặc các ứng dụng ghi chép để ghi lại tiến độ và duy trì thói quen.

3. Kết luận

Quản lý thời gian hiệu quả là một kỹ năng có thể học và rèn luyện, chúng giúp bạn gia tăng động lực thúc đẩy làm việc năng suất và đạt được những kết quả thành công hơn. Kỹ năng này cũng góp phần giữ cân bằng giữa công việc và cuộc sống, cải thiện cảm giác hài lòng, hạnh phúc từ đó phát triển sức khỏe tổng thể lành mạnh.

CVTL. Đỗ Nguyễn Anh Minh